Ferramentas de gestão financeira eletrônica permitem integração com bases de dados de suprimentos e serviços, aumentando a precisão dos orçamentos | Construção Mercado

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Ferramentas de gestão financeira eletrônica permitem integração com bases de dados de suprimentos e serviços, aumentando a precisão dos orçamentos

Por Bruno Loturco
Edição 160 - Novembro/2014

A conclusão a que se chega é que o risco de interferências humanas é maior quando se usam planilhas convencionais, sejam elas propositais ou não. Afinal, no caso de alterações, é preciso montar todas as fórmulas manualmente. Não se trata, portanto, de limitações técnicas das planilhas eletrônicas que, conforme explica Teixeira, podem, em tese, fazer tudo o que os softwares de gestão fazem. O ponto crucial, explica, reside nas dificuldades operacionais para isso, especialmente na medida em que aumentam o porte, a quantidade e a sofisticação dos processos.

Uma vez que o mercado tem desenvolvido empreendimentos imobiliários de grande porte, que demandam mais tempo de planejamento devido ao seu tamanho e complexidade, "é necessário que tanto profissionais mais experientes como os que estão ingressando no mercado tenham em mente o conceito de melhoria contínua. A adoção de ferramentas de alta tecnologia possibilita desempenho eficiente e com qualidade", pontua Goldman.

Produtividade otimizada
Além da segurança, o sistema unificado permite a Patricia, da Brookfield, otimizar suas equipes, pois no caso de alta demanda por orçamentos em São Paulo, por exemplo, ela consegue mobilizar a equipe carioca para a função. "Um orçamento demora até 60 dias para ser concluído e não posso ficar contratando e demitindo gente, até porque são funções que demandam experiência e confiança", conta.

MARCOS LIMA



'Planilhas eletrônicas convencionais não possibilitam uso de estrutura orçamentária adequada e não permitem o desenvolvimento de relatórios essenciais para o planejamento adequado da obra'

Pedrinho Goldman
diretor técnico da Pekman Engenharia

Outra facilidade proporcionada pelos sistemas é a geração facilitada de relatórios, reduzindo o risco de que as análises sejam feitas apenas em cima de planilha de valores unitários multiplicados pelos quantitativos. "Com o sistema de gestão, é possível a geração rápida de uma curva ABC de insumos ou de serviços, por exemplo, que tem grande valia na análise completa de um orçamento", comenta Mariana Cátima Queiroz e Silva, gerente de planejamento da CMO Construtora.

Para ela, os sistemas de gestão orçamentária são especialmente úteis por proporcionarem: ganho de produtividade quando da revisão de orçamentos e acesso a dados históricos; qualidade e diversidade de relatórios de análise; controle de custos e apropriações dos itens orçados versus itens executados, facilitando acompanhamento de estouros de quantitativos e de valores; e integração do módulo de orçamento com módulos de compras e financeiros, garantindo histórico de dados em um único sistema.

Como os sistemas de gestão orçamentária amarram composições de custos unitários à planilha orçamentária, torna-se possível calcular o custo unitário de cada serviço. "Esse dado, multiplicado pelo quantitativo, resulta no valor total do serviço. A planilha orçamentária do sistema de gestão já faz os cálculos, gerando o somatório de valor global do empreendimento", ilustra Mariana.

Além disso, alguns softwares de orçamento possuem ferramentas de levantamento automatizado dos quantitativos do projeto arquitetônico com base no CAD, o que possibilita levantamento preciso e ágil, explica Goldman. Assim, ajustes e atualizações de preços são processados automaticamente para todas as composições, seja no banco de dados, seja no próprio orçamento. Da mesma maneira, existe a possiblidade de consulta automatizada de insumos junto a fornecedores, com cadastro posterior no banco de dados.

Em geral, os sistemas contam com mecanismo que impede a alteração de composições sem autorização, lembra Patricia. Além de o sistema ser iniciado automaticamente a cada vez que um orçamento começa a ser feito, os orçamentistas não têm autonomia para alterar as composições orçamentárias, o que evita erros, salienta a diretora da Brookfield.

ACERVO PESSOAL



'O interessante é personalizar as composições oferecidas pelo sistema com o intuito de viabilizar a obra tendo por base um orçamento mais próximo da realidade da empresa'

Mariana Cátima Queiroz e Silva
gerente de planejamento da CMO Construtora

Gestão de dados
Para que funcionem a contento, os sistemas de gestão orçamentária devem ser abastecidos com dados referentes a valores de insumos e serviços. Sobre isso, Patricia afirma que a credibilidade da metodologia orçamentária está totalmente baseada no banco de dados de composição de custos de serviços.

O recomendável, afirma Goldman, é que cada empresa tenha seu próprio banco de dados de preços e insumos baseados nas apropriações de empreendimentos já realizados. É possível, ainda, utilizar bancos de dados como o Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil (Sinapi). "Nestes casos, é fortemente recomendável que seja feita análise critica das informações, levando em conta as características do empreendimento a ser planejado", salienta Goldman.

De acordo com Patricia, índices de mercado consideram médias históricas que nem sempre são pertinentes às construtoras, que sempre têm particularidades construtivas. "Usamos índices da própria Brookfield, pois temos histórico muito extenso e domínio sobre quais são nossas métricas", conta.

No caso da CMO Construtora, o sistema de gestão orçamentária já contava com dados de composições de custos unitárias padrão em sua base, compiladas da Tabela de Composições de Preços para Orçamentos (TCPO). "A empresa pode editar, criando composições mais adequadas ao consumo de materiais de sua região e a produtividade de mão de obra de sua empresa", diz Mariana, que afirma ter optado por editar os dados para ter orçamentos mais assertivos e em conformidade com a realidade da empresa. "No entanto, na ausência de um histórico para edição destes dados, podemos utilizar o banco de dados do sistema e validar os números ao longo do tempo", diz, endossando a afirmação de Pedrinho Goldman.

O recomendável é que os bancos de dados fiquem sob a responsabilidade do setor de planejamento e controle de obras. "Isso porque a qualidade dos bancos de dados deve estar associada ao planejamento e ao controle, que retroalimentará as informações da obra para melhoria contínua do planejamento", analisa o consultor da Pekman Engenharia. Assim, a proximidade com o setor de compras e suprimentos também é essencial para a manutenção dos preços no banco de dados.

STEP BY STEP DIRECTIONS FOR BUDGET MANAGEMENT
A recent study conducted by Deloitte Consulting with companies from the construction sector proves how challenging it is to shorten the distance between budget forecasts and reality. The study found that the average deviation between the actual revenue and expected revenue is 21.7%. Although 45% of construction companies do not consider use of technology in current practices of budgeting to be deficient, 71% of them use only electronic spreadsheets -- and non-automated systems.

The lack of a proper budget management in times of market stagnation can be fatal to the organizations' financial health. Planning, control and use of appropriate tools are crucial to avoid budget overruns. The first estimation is the parameterized budget, which is prepared when the completed projects still don't exist. One may accept a margin of error of more or less 20% at this stage, but preferably the value should be around 10%. While in the executive budget, which is the closest to the real situation, should ideally have a margin of error varying between 3-5% at most.

For big projects, it is advisable to do a parameterization of twenty items that have great impact on costs. Based on a history of previously developed budgets, the goal of complementary parameterization is to halve the margin of error between what was estimated and what will actually happen, which directly impacts the profitability of the developer. Moreover, one should continuously prospect information, especially with the construction engineer, avoiding restricting the budget to the items listed in the project.

In order to stick to the budget, it is necessary to ensure that deadlines are met on schedule and avoid failures during the initial acquisitions. In this sense, it can be helpful to develop a long-term partnership with suppliers. Changes in the product during the construction phase are discarded.

It is recommended that companies acquire a supply price database or use a third party database, with the condition that it will be critically analyzed and tailored to their needs.


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