Ferramentas de gestão financeira eletrônica permitem integração com bases de dados de suprimentos e serviços, aumentando a precisão dos orçamentos | Construção Mercado

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Ferramentas de gestão financeira eletrônica permitem integração com bases de dados de suprimentos e serviços, aumentando a precisão dos orçamentos

Por Bruno Loturco
Edição 160 - Novembro/2014
DIVULGAÇÃO: CMO
Empreendimento da CMO: construtora optou por empregar sistema de gestão orçamentária para gerenciar estimativas e controlar custos de obra, por meio da emissão constante de relatórios

Embora 45% das empresas construtoras não considerem escasso o uso de tecnologia nas atuais práticas de orçamentação, 71% delas utilizam apenas planilhas eletrônicas - e não sistemas automatizados - para cálculo de orçamentos e previsão orçamentária. As informações são do estudo Gestão Orçamentária na Construção Civil - Um retrato dos desafios, práticas e resultados do planejamento orçamentário, realizado pela Deloitte em parceria com o Sindicato da Indústria da Construção Civil do Estado de São Paulo (SindusCon-SP).

A pesquisa indica, ainda, que para 30% dessas empresas nem sequer há interesse de migrar para sistemas de gestão orçamentária, pois a percepção é de que as ferramentas já em operação funcionam satisfatoriamente. Os demais impedimentos apontados pelas empresas pesquisadas para adoção de sistemas são: existência de outras prioridades (21%); falta de orçamento para esse investimento (19%); ausência de pessoal capacitado para operar a tecnologia (14%); falta de clareza quanto aos benefícios da implementação (12%); incapacidade para a implementação (5%).

Apesar da satisfação manifestada por 30% dos entrevistados em relação às ferramentas empregadas para orçamentação, o levantamento mostrou que há falhas graves na elaboração de orçamentos. Uma das consequências é o desvio de 21,7% entre receitas atuais e receitas previstas.

Resistência à sistematização
O consultor Aldo Dórea Mattos acredita que as empresas se acostumam a usar apenas planilhas por motivos práticos. No entanto, essa praticidade tem duas faces, pois, com o tempo, o risco é de que elas sejam ajustadas às preferências pessoais de cada orçamentista, deixando o controle sem um padrão definido. "Há um personalismo acentuado. Às vezes, engenheiros e obras de uma mesma empresa usam controles diferentes, prática que dificulta a padronização, a documentação e a rastreabilidade das informações", constata.

Dentre os motivos para isso, Mattos aponta a rotatividade de pessoal. "Quem chega quer utilizar as planilhas que trouxe do emprego anterior, porque está habituado, tem destreza e rapidez", acredita.

Já para Pedrinho Goldman, da Pekman Engenharia, a resistência à mudança pode estar relacionada a dificuldades pessoais dos gestores. "A resistência se dá principalmente em empresas cuja diretoria tem dificuldade no uso e entendimento destas ferramentas, por razões ligadas à faixa etária, por exemplo, gerando desconforto e insegurança", acredita.

Na prática, essa insegurança é traduzida por dificuldades para fazer a análise crítica dos relatórios e até mesmo por questionamentos quanto à precisão das informações e cálculos. "Daí o desejo destas empresas de manter planejamento mais simplificado, baseado em planilhas eletrônicas", explica.

Para o engenheiro Anderson Correa Teixeira, da PINI Engenharia, não é nem mesmo possível falar em resistência, pois a razão para a não adoção de sistemas é financeira. "Não se trata de simples opção de uso. Há custos expressivos envolvidos e decorrentes dos diversos processos", analisa.

Goldman afirma ter identificado empresas de porte pequeno e médio que, ainda que pesquisem e se interessem pelas ferramentas, por restrições de recursos financeiros e de pessoal especializado em sua estrutura, entendem que os custos monetários e de horas técnicas não compensam os benefícios oferecidos. "Quando há a necessidade de um planejamento com precisão e qualidade, contratam empresa especializada", observa.

VANTAGENS DO USO DE SISTEMAS EM RELAÇÃO A PLANILHAS CONVENCIONAIS

- Parametrização de quantidades e preços para orçamentos a partir de estimativas, para fins de estudos de viabilidade técnica, econômica e financeira

- Formação de banco de dados de empresas fornecedoras de materiais e equipamentos, de empreiteiros e de projetistas, capazes de gerar grande agilidade na cotação de preços para os orçamentos

- Formação de banco de dados dos insumos de construção associados a um plano de contas. Seu uso agiliza as montagens das composições de custos, a estruturação de um orçamento para fins de planejamento na pré-obra, a contratação, o acompanhamento e o controle durante a execução

- Formação de banco de dados de composições de custos com base em um plano de contas. Seu uso agiliza a montagem do orçamento detalhado da obra, com velocidade e precisão orçamentária

- Formação de estrutura orçamentária com base em plano de contas. Seu uso possibilita agilidade na montagem orçamentária com alto grau de detalhamento, precisão e qualidade do orçamento. Seus relatórios se compõem de capa orçamentária, orçamento básico em composições, orçamento detalhado aberto por todas as composições, com respectivos insumos, relação completa de insumos com quantidades e preços, e relatório de insumos pela curva ABC, em ordem decrescente de valores monetários.

Fonte: Pedrinho Goldman

Mitigação dos erros
Dentre as vantagens mais evidentes de um sistema automatizado de gestão está, para Mattos, a possibilidade de padronizar dados. Assim, backup, treinamento e entrada de dados passam a ser feitos de forma organizada e sistematizada. No entanto, evidentemente, há custos decorrentes de sua implementação, com um período variável de adaptação por parte da equipe e para customização de telas e relatórios. "Como [os empresários] querem soluções imediatas, veem nos bons e velhos programas de planilha a salvação da lavoura", avalia. "Para romper essa inércia é preciso alto grau de persuasão."

Um dos argumentos favoráveis à migração vem de Goldman, para quem as vantagens são incomparáveis. "A estruturação orçamentária, adequada para planejamento e controle, não encontra semelhança a orçamentos desenvolvidos em planilhas convencionais", assegura. A opinião é partilhada pela diretora de Planejamento Técnico e de Controle de Contratos da Brookfield Incorporações, Patricia Heredia. "Tínhamos três ferramentas diferentes. A primeira vantagem foi a unificação, com mais segurança das informações. Hoje, há padronização das informações e do modo de calcular os orçamentos", revela.

Com a implantação realizada no último trimestre de 2013, Patricia revela que a maior resistência à migração foi encontrada na filial paulista da empresa, a única que, diferentemente das regionais do Centro-Oeste e do Rio de Janeiro, ainda se baseava em planilhas convencionais. "O orçamentista tende a preferir planilhas convencionais porque elas permitem que se dê um jeitinho nos dados", comenta. É o que diz Teixeira, da PINI, ao explicar que as planilhas são absolutamente personalizáveis e se adaptam ao que cada usuário deseja. "Admitem infinitas possibilidades de processar as mesmas informações, obtendo ou não os mesmos resultados", alerta.


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